Privacyverklaring BV Advocatenkantoor Caebergs & Verpoorten  – cliënten

1 – Algemeen

De BV Advocatenkantoor Caebergs & Verpoorten (KBO 0784.846.695 en BTW nr. BE0784.846.695), hierna genoemd ‘CAEVER BV’, is een advocatenvennootschap, opgericht naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te 2200 HERENTALS, Grote Markt 1.

BV CAEVER stelt zich tot doel de uitoefening van de advocatuur in de meest ruime zin; haar vennoten en advocaten maken deel uit van de Orde van Advocaten van de provincie Antwerpen.

In het kader van de uitoefening van voornoemd doel verwerkt BV CAEVER persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Uw vertrouwen – en aldus ook uw privacy – is voor ons van het grootste belang. Gelieve deze Privacyverklaring dan ook aandachtig te lezen. Er wordt in uitgelegd waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij houden uw gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verstrekking of toegang en wij behandelen uw persoonsgegevens mits strikte naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’).

Indien u na het lezen van de Privacyverklaring nog bijkomende vragen heeft kan u ons steeds bereiken op het nummer 0499/33.20.40 of via email op het adres rebecca@caever-advocaten. Verantwoordelijke binnen ons kantoor is mr. Rebecca Caebergs.

 

2 – Wat zijn persoonsgegevens en over welke persoonsgegevens gaat het?

Persoonsgegevens moeten zeer ruim geïnterpreteerd worden en kunnen omschreven worden als alle informatie die, rechtstreeks of onrechtstreeks, het toelaten om u als natuurlijk persoon te identificeren. Hierbij kan concreet gedacht worden aan uw naam, adresgegevens, e-mail, foto’s, telefoonnummer, locatiegegevens, maar ook gegevens omtrent uw vermogen, familiale situatie, beroepsactiviteiten, edm. 

De informatie over rechtspersonen valt daarentegen niet onder het begrip ‘persoonsgegevens’.

Een aantal van deze gegevens bekomen wij rechtstreeks van u. Andere gegevens krijgen wij via derden, zoals andere adviseurs waarmee u samenwerkt, of bijvoorbeeld via het Rijksregister.

BV CAEVER verwerkt persoonsgegevens omwille van haar wettelijke omschreven bevoegdheden en verplichtingen, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze persoonsgegevens zelf aan ons (hebt) verstrekt dan wel omdat wij deze hebben verkregen van derden (bvb. adviseurs waarmee u samenwerkt of vanwege het Rijksregister).

De persoonsgegevens die gebruikelijk door ons worden verzameld zijn:

• Naam;
• Geboortedatum en -plaats;
• Rijksregisternummer;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• Emailadres;
• Bankrekeningnummer, en
• Andere persoonsgegevens die u actief aan BV CAEVER heeft verstrekt in het kader van een dossier (bv. financiële gegevens, inlichtingen betreffende ongevallen, gegevens m.b.t. uw beroep, familiale gegevens,…).

BV CAEVER verwerkt occasioneel, indien noodzakelijk, ook volgende bijzondere of gevoelige persoonsgegevens:

• Strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen;
• Gegevens over gezondheid
• Andere persoonsgegevens die het ras of de etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond onthullen, en de verwerking van gegevens met betrekking tot iemands seksuele geaardheid.

Zulke bijzondere of gevoelige gegevens zullen enkel verwerkt worden mits uw uitdrukkelijke toestemming als cliënt en zullen uitsluitend aangewend worden voor de doeleinden waarvoor ze verstrekt worden.

BV CAEVER heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar, tenzij met toestemming van hun ouders of voogd of indien wij hiertoe verplicht zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

3. Met welk doel, op basis van welke grondslag en hoe lang worden de persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens worden door BV CAEVER verzameld op basis van verschillende gronden, onder meer afhankelijk van uw relatie tot BV CAEVER.

Wat betreft de persoonsgegevens van cliënten, leveranciers of medewerkers gaat het vooreerst om verwerking die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen BV CAEVER en de betrokken cliënt, leverancier of medewerker. Deze gegevens worden bewaard gedurende de duurtijd van de samenwerking en na afloop van de samenwerking gedurende de periode dat eender wie van de contractspartijen (BV CAEVER of de betrokken medecontractant) een vordering in rechte kan instellen jegens de andere. In de mate dat uw persoonsgegevens vervat zijn in boekhoudkundige gegevens, worden deze bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.

De verwerking van bepaalde persoonsgegevens die gerelateerd zijn aan cliënten, gebeurt ook om te voldoen aan de wettelijke plichten die op BV CAEVER rusten, onder meer de gegevensinzameling op basis van de anti-witwaswetgeving, maar ook de wettelijke eisen die gesteld worden aan de procedure- of contractuele documenten die BV CAEVER opmaakt.

Tot slot worden gegevens van cliënten ook verwerkt vanuit het gerechtvaardigd belang van BV CAEVER, zoals onder meer dat van de verzending van aankondigingen of berichten in het kader van het onderhoud van de klantenrelatie. Gegevens die op deze basis worden verzameld, blijven bewaard tot zeven jaar na afloop van de laatste contractuele relatie, dit behoudens wanneer de betrokkene zich eerder tegen de bewaring verzet.

Gegevens die betrekking hebben op sollicitanten, worden bewaard tot het einde van het tweede kalenderjaar dat volgt op de datum van ontvangst van dergelijke gegevens, dit met het oog op de evaluatie van de sollicitatie alsook met het oog op het aanleggen van een werfreserve.

Gegevens die betrekking hebben op (aangestelden van) wederpartijen worden verwerkt vanuit de vervulling van een taak van algemeen belang (de correcte organisatie van de rechtsgang) en minstens op basis van het gerechtvaardigd belang van de cliënt. Deze gegevens worden veelal bekomen van of via de cliënt, uit publiek consulteerbare bronnen of uit stukken die opgemaakt zijn door of voor de wederpartij (zoals dagvaardingen, beroepschriften, conclusies, contract(voorstell)en). Dergelijke gegevens worden enkel bewaard in het betrokken dossier, dat uitsluitend geraadpleegd wordt door de advocaten en medewerkers aan wie de behandeling van het betrokken dossier is toevertrouwd. Deze dossiers worden bewaard gedurende een periode tot zeven jaar na de beëindiging van het dossier.

Naast dit alles verwerkt BV CAEVER ook gegevens die zij bekomt op basis van de toestemming van de betrokkene, onder meer wanneer deze zich zelf inschrijft op nieuwsbrieven die worden verstuurd door BV CAEVER. Deze gegevens blijven bewaard en gebruikt door BV CAEVER tot (i) het moment waarop de betrokkene zijn of haar toestemming intrekt – wat op elk moment kan gebeuren door middel van een eenvoudige kennisgeving aan het hierboven vermeld (e-mail)adres – of (ii) het moment waarop BV CAEVER merkt dat de betrokken gegevens niet langer correct zijn.

4. Wie zal toegang hebben tot mijn persoonsgegevens?

Binnen de organisatie van BV CAEVER kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden aan de vennoten en advocaat-medewerkers die uw dossier behandelen, evenals aan het personeel van BV CAEVER.

BV CAEVER verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is in het kader van een dossier aan derden, zoals:

• gerechtsdeurwaarders;
• boekhouder;
• notaris;
• andere advocaat;
• tegenpartij;
• gerechtelijke instanties;
• vertaler-tolk;
• …

Persoonsgegevens van leveranciers of medewerkers kunnen ook meegedeeld worden aan overheidsinstanties, onder meer in het kader van afhoudingen of voorheffingen van fiscale of parafiscale aard. Specifiek voor persoonsgegevens van werknemers geldt dat deze ook gedeeld worden met externe contractanten (zoals sociaal secretariaat of externe dienst preventie) wiens tussenkomst noodzakelijk is voor een vlotte afwikkeling van de contractuele relatie.

Persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan actoren uit een derde land of aan een internationale organisatie in de mate dat dit noodzakelijk is in het kader van een specifieke procedure.

BV CAEVER zorgt er te allen tijde voor dat de communicatie van persoonsgegevens met derden in lijn is met het wettelijk verankerde beroepsgeheim van de advocaat, zoals ook vastgelegd in artikel 458 van het Strafwetboek. BV CAEVER zorgt er tevens voor dat de interne verwerking van persoonsgegevens – zowel in papieren als digitale vorm – gebeurt met het oog op het bewaren van de vertrouwelijkheid, wat impliceert dat persoonsgegevens binnen BV CAEVER enkel gedeeld worden met personen voor wie het noodzakelijk is om van deze gegevens kennis te hebben.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de bovenvermelde derden of instituten en de gespecialiseerde dienstverleners aangeduid door hen, moeten de vertrouwelijke aard van deze gegevens respecteren en mogen deze gegevens enkel gebruiken in lijn met de instructies van BV CAEVER.

Met derden die BV CAEVER regelmatig gelast om uw persoonsgegevens te verwerken, sluit BV CAEVER een verwerkersovereenkomst om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens te garanderen.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.

BV CAEVER maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven omschreven.

6. Welke rechten heeft u m.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens?

U heeft principieel het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door BV CAEVER.

U heeft tevens het recht op gegevensoverdraagbaarheid, hetgeen betekent dat u aan BV CAEVER een verzoek kan richten om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar rebecca@caever-advocaten.be. Wij vragen u daarbij opgave te willen doen van uw domicilieadres en een kopie van uw identiteitskaart over te maken. Op die manier kunnen wij immers nagaan of de vraag gesteld wordt door de persoon die daartoe de juiste hoedanigheid heeft en uw gegevens aldus niet meegedeeld worden aan derden.

BV CAEVER houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar alleszins binnen de dertig dagen, op uw verzoek.

Volledigheidshalve dient onderlijnd dat voornoemde rechten onderhevig zijn aan een aantal uitzonderingen.

Zo zal BV CAEVER niet verplicht zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging omwille van onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.

Indien u meent dat BV CAEVER niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld heeft u tot slot het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be

7. Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die de server op uw computer installeert die noodzakelijk zijn om te surfen. Bepaalde andere cookies hebben andere functies, zoals het onthouden van de gegevens van de internetgebruiker wanneer hij zich inlogt als geregistreerd lid op een website. Bepaalde pagina’s van de website gebruiken cookies om voorkeuren te onthouden of om technische redenen.

U zult bij het gebruik van de website van BV CAEVER worden verzocht om toestemming te geven om de cookies te plaatsen op uw toestel (met uitzondering van louter technische cookies waarvoor geen uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker is vereist).

Cookies worden niet langer bewaard dan nodig.

Indien u niet wenst dat cookies op uw computer worden geplaatst, kunnen uw browserinstellingen in die zin worden aangepast.

8. Wijzigingen

BV CAEVER behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen, binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming. Wijzigingen zullen via de website aan de gebruikers worden gemeld.